Vad ska en faktura innehålla?
En faktura är ett juridiskt dokument och ska innehålla specifika uppgifter för att vara giltig. Saknas obligatoriska fält kan köparen neka avdrag för ingående moms. Det spelar ingen roll vilket verktyg du använder för att skapa fakturan — det avgörande är att alla lagstadgade uppgifter är med.
- Fakturadatum och unikt fakturanummer
- Säljarens fullständiga namn och adress
- Säljarens organisationsnummer eller personnummer
- Köparens namn och adress
- Beskrivning av levererad vara eller tjänst
- Pris exklusive moms per vara eller tjänst
- Momsbelopp fördelat per skattesats (25 %, 12 % eller 6 %)
- Totalt belopp att betala inklusive moms
- Betalningsvillkor och förfallodatum
- Bankgiro eller plusgiro för betalning
OCR-nummer och betalningsreferens
OCR-numret (Optical Character Recognition) är en referens som banken och betalningsmottagaren använder för att matcha inbetalningar mot rätt faktura automatiskt. Det är inte lagstadgat men används av nästan alla svenska företag. OCR-numret bygger på fakturanumret och avslutas med en kontrollsiffra som beräknas enligt Luhn-algoritmen.
Saknar du ett separat OCR-nummer kan du ange fakturanumret som referens istället. Det viktigaste är att köparen kan identifiera sin betalning i din bokföring.
Moms på faktura — tre skattesatser
| Skattesats | Gäller för |
|---|---|
| 25 % | De flesta varor och tjänster, konsulttjänster, IT, reklam |
| 12 % | Livsmedel, restaurang, hotell, persontransport |
| 6 % | Böcker, tidningar, konserter, museer, idrottsarrangemang |
Om din omsättning inte överstiger 80 000 kr per år behöver du inte registrera dig för moms och fakturerar då utan moms. Ange i så fall 'Ej momsregistrerad' eller hänvisning till momslagen (ML 1 kap. 1 §).
Faktura utan F-skatt — vad gäller?
Har du F-skatt (F-skattsedel från Skatteverket) sköter du själv din skatt och sociala avgifter. Ange 'Innehar F-skattsedel' eller 'F-skatt' på fakturan. Saknar du F-skatt är köparen skyldig att dra av 30 % arbetsgivaravgifter och eventuell preliminärskatt på beloppet.
Skatteverket beskriver alla obligatoriska uppgifter på en faktura: Skatteverket: Obligatoriska uppgifter på faktura.
Är en gratis faktura mall juridiskt giltig?
Ja. Det avgörande är att fakturan innehåller alla obligatoriska uppgifter enligt mervärdesskattelagen — inte vilket verktyg du använde. En faktura skapad med en gratis mall är lika giltig som en från ett dyrt faktureringssystem.
Måste man ha ett fakturasystem?
Nej. Du kan skapa fakturor med en gratis mall, i Word eller direkt i ett webbverktyg. Det viktiga är att alla obligatoriska fält finns med och att du sparar en kopia för bokföringen (minst sju år).
Hur skapar man faktura som enskild firma utan moms?
Är du inte momsregistrerad (omsättning under 80 000 kr/år) fakturerar du utan att lägga på moms. Ange 'Ej momsregistrerad' på fakturan. Alla övriga uppgifter — datum, fakturanummer, beskrivning, belopp — ska fortfarande finnas med.
Vad händer om köparen inte betalar fakturan?
Skicka en betalningspåminnelse minst 10 dagar efter förfallodag. Betalas ändå inte kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Fakturan är din bevisning — spara original och kopia.